Die Grundbausteine der Wissensbasis von Ideapoli sind Einträge oder Themen. Ein Eintrag besteht im wesentlichen aus seinem Titel und seinem Inhalt:
Der Inhaltsteil eines Eintrags kann Text, Grafiken und Verweise auf Objekte (Dateien, Verzeichnisse, Programme etc.) enthalten. Wird ein Verweis/eine Verknüpfung zu einem Dokument hergestellt, ist es möglich, dieses automatisch in den zentralen Dokumentenordner zu verschieben. Der Inhalt eines Eintrages wird im songannten RTF-Format abgespeichert.
Zur Bearbeitung des Inhaltsteiles besteht eine Ankopplung an Microsoft® Word. Der Inhalt kann an Word übertragen und nach der Bearbeitung wieder zurückübertragen werden. Mit Word kann der Inhalt formatiert, ausgedruckt oder als Datei abgespeichert werden (z. B. auch als HTML-Datei) etc.
Es ist möglich einen Eintrag als übergeordnetes Thema zu kennzeichnen. Das bedeutet, daß der Titel des Eintrags gleich beim Aufruf des Themenmanagers (s. u.) aufgerufen wird und z. B. als Ausgangspunkt einer Recherche fungieren kann.
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